Privacyverklaring Oerol

Algemeen: de gedragscode van Oerol

Wie bij ons werkt of voor ons werkt (onze leveranciers) kent onze gedragscode en houdt zich daaraan.

• Wij respecteren de data privacy van al onze relaties.
• Wij zorgen uitstekend voor de aan ons toevertrouwde gegevens.
• Wij zorgen dat onbevoegden niet bij de aan ons toevertrouwde gegevens kunnen komen.
• Wij verzamelen niet meer gegevens dan benodigd voor de relatie die we met elkaar hebben en het doel dat we met elkaar nastreven.
• Wij bewaren de gegevens niet langer dan nodig of verplicht is.
• Als onze leveranciers of klanten vertrouwelijke gegevens van ons ontvangen, leggen wij ze dezelfde zorgplicht op.
• Als wij data van een bezoeker/gebruiker verzamelen of uit meerdere bronnen combineren, melden wij dat onomwonden en geven we aan welk doel we ermee hebben en welk voordeel de bezoeker/gebruiker daarvan heeft.
• Wij zijn open over de data die wij van een bezoeker/gebruiker hebben opgeslagen.
• Wij verkopen geen herleidbare data aan welke andere partij dan ook, tenzij wij daar expliciet toestemming voor hebben gevraagd en gekregen.

Over ons

Stichting Terschellings Oerol Festival (Oerol) is de organisatie achter het jaarlijkse Oerol Festival op Terschelling. Je vindt ons op het volgende adres: Zuid Midslandweg 4, 8891 GH Midsland.

Met privacy gerelateerde vragen kun je bij ons terecht via telefoonnummer 0562-448 448, info@oerol.nl.

Je kunt via info@oerol.nl een verzoek indienen voor inzage, wijziging en/of verwijdering van persoonsgegevens. Mocht je het idee hebben dat wij niet goed met je gegevens omgaan, dan kun je een klacht indienen bij info@oerol.nl en bij het meldpunt van de Autoriteit Persoonsgegevens.

Van wie en waarom verwerken wij persoonsgegevens?

Wij verwerken gegevens van verschillende doelgroepen (websitebezoekers, prospects/klanten, sollicitanten, vrijwilligers en medewerkers) en voor verschillende doeleinden.

• Van websitebezoekers leggen wij onder andere vast hoe de website wordt gebruikt, om de website te kunnen verbeteren en het productaanbod aan te passen. Het plaatsen van cookies kun je - als je daar bezwaar tegen hebt - zelf blokkeren (lees meer over cookies in ons cookiebeleid).
  
  
• Als donateur, vriend, ambassadeur of sponsor hebben wij uiteraard meer informatie van je nodig. Daarom breiden we de gegevens uit met de informatie die nodig is voor de contractuele en de administratieve verplichtingen. De gegevens van klanten bewaren we conform de fiscale bewaarplicht 7 jaar. Overige gegevens waar geen bewaarplicht op rust verwijderen wij wanneer niet meer relevant.
  
  
• Wanneer je bij ons komt optreden als deelnemer gebruiken wij je gegevens om ervoor te zorgen dat alles rondom je optreden perfect verloopt. Wij bewaren je gegevens waar nodig zodat we je voor een nieuwe editie weer zouden kunnen benaderen.
  
  
• Als je als bezoeker van het festival online kaarten koopt slaan wij de verstrekte informatie op in ons klant-systeem. Hiermee regelen wij de betaling en verzenden we de kaarten naar het opgegeven adres. Daarnaast verwerken wij deze informatie om je te informeren over producten en diensten. Als er geen contact meer is, dan verwijderen wij je informatie na 2 jaar.
  
  
• Als je je hebt geabonneerd op onze nieuwsbrief, dan kun je je via iedere nieuwsbrief uitschrijven.
  
  
• Als vrijwilliger en sollicitant verstrek je ons persoonlijke gegevens, zodat wij je sollicitatie kunnen beoordelen. Als je niet bij ons in dienst komt, verwijderen we deze gegevens binnen 4 weken na ons laatste contact (tenzij jij ons toestemming geeft om deze langer te bewaren voor bijvoorbeeld toekomstige vacatures).
  
  
• Als je als medewerker bij ons in dienst treedt dan breiden wij de persoonsgegevens uit met de informatie die nodig is voor het arbeidscontract en de administratieve verplichtingen. Deze gegevens bewaren we tot 4 jaar na je uitdiensttreding in verband met subsidie verantwoording.
  Bepaalde persoonsgegevens worden mogelijk langer bewaard, bijvoorbeeld in het geval van claims, audits en juridische/fiscale verplichtingen.

Websitebezoekers

Bij het bezoek van deze website ontvang je cookies van Google Analytics. Dit zijn kleine tekstbestandjes die het mogelijk maken om te volgen welke onderdelen van de website worden bezocht, hoe vaak en met welke apparaten (PC, tablet, telefoon, etc) en vanaf welk IP-adres. Er worden geen andere (tracking) cookies van derden geplaatst. Je kunt deze cookies zelf verwijderen. Mocht je voor onze en alle andere websites die je bezoekt het plaatsen van Google cookies willen blokkeren, dan is daar een simpele oplossing voor. Lees hier meer over.

Let op, het gebruik van oerol.nl wordt minder door het blokkeren van deze functionele cookies.

Lees hier meer over ons cookiebeleid.

Bezoekers die online kaarten kopen

Wanneer je bij ons online kaarten of festivalbandjes koopt hebben wij uiteraard persoonsgegevens nodig om ervoor te zorgen dat wij je kaarten bij je kunnen afleveren en dat de betaling kan worden verwerkt.

Hiervoor verwerken wij het volgende;

• Je NAW
• Je betalingsgegevens
• E-mailadres
• Boekingsgegevens (bestelde kaarten, bandjes of arrangementen)
• Geslacht
• Geboortedatum
• Telefoonnummer
• (Optioneel) je eerste bezoek aan Oerol

Bij het aanmaken van een account dien je akkoord te gaan met ons privacybeleid.

Donateur, vriend, ambassadeur of sponsor

Wanneer je donateur, vriend, amabassadeur of sponsor bent hebben wij meer gegevens nodig dan als je alleen bezoeker bent. Wij vragen je daarom om de volgende gegevens.

Het gaat om:

• Je NAW gegevens
  
• E-mailadres
• IBAN-nummer

Deze gegevens slaan wij op in het systeem van Oerol, in contracten en in de financiële administratie. De gegevens worden niet met derde partijen gedeeld, behoudens de partij die voor de administratieve verwerking is ingeschakeld.

Professionals

Wanneer je bij ons als professional hebt opgeven dan delen we jouw gegevens op onze website. Met deze gegevens kunnen professionals elkaar tijdens het festival opzoeken op het eiland en ervaringen uitwisselen.

Het gaat om:

• Naam
• Organisatie
• Datum van aankomst en vertrek

Daarnaast delen we je naam aan het eind van het festival met de gezelschappen die je hebt bezocht zodat zij op de hoogte zijn van je bezoek.

Vrijwilligers, sollicitanten en medewerkers bij Oerol

Als je solliciteert bij Oerol dan verwerken we van jou de volgende gegevens:

• Naam
• Adres
• Geboortedatum
• Telefoonnummer
• E-mailadres
• Opleidingen
• Werkervaring
• Referenties
• Contact- en telefoonnotities

De gegevens worden opgeslagen in e-mailsysteem van Oerol. Als je niet bij ons komt werken, verwijderen wij deze gegevens na 4 weken na ons laatste contact, tenzij wij met jou een andere afspraak hebben gemaakt.

Als je bij ons komt werken, dan vullen we de gegevens aan om tot een volwaardig personeelsdossier te komen. Denk hierbij aan:

• BSN-nummer
• Kopie legitimatiebewijs
• Kopie werkvergunning, verblijfsvergunning
• Eventueel kopieën van polissen, diploma’s en andere documenten
• Arbeidscontract
• Beoordelingen
• Vakantie- en verzuimregistratie

Je bent zelf verantwoordelijk voor de juistheid en relevantie van de gegevens die je verstrekt.

De gegevens worden opgeslagen in je personeelsdossier, waar alleen de bevoegde medewerker en jij toegang toe hebben. De gegevens worden alleen gedeeld met de daartoe gecontracteerde of verplichte derde partijen, tenzij wij hiertoe worden verplicht, bijvoorbeeld door een gerechtelijk bevel of vonnis.
Wij leggen uitsluitend bijzondere persoonsgegevens vast als dat nodig is om aan onze wettelijke verplichtingen te voldoen of als jij ons daar toestemming voor hebt gegeven. Met ‘bijzondere persoonsgegevens’ wordt bedoeld gegevens over ras, godsdienst of levensovertuiging, politieke gezindheid, gezondheid, seksuele leven, lidmaatschap vakvereniging, strafrechtelijke persoonsgegevens en/of persoonsgegevens over onrechtmatig of hinderlijk gedrag.

Strategie en beleidsbepaling

Om ervoor te zorgen dat wij als festival actueel blijven en aansluiting blijven vinden bij onze doelgroepen voeren wij analyses uit op de persoonsgegevens van onze bezoekers, donateurs en vrienden van Oerol.

Ondersteuning door derden

Bij het organiseren van een festival komt een hoop kijken. Om alles in goede banen te leiden hebben wij daar uiteraard ondersteuning bij nodig. Dit doen we met ondersteunende organisaties die, in opdracht van Oerol, bepaalde werkzaamheden uitvoeren. In sommige gevallen verwerken zij, namens ons, persoonsgegevens. Al deze organisaties doen dit volledig in opdracht van Oerol en werken ook volgens de standaarden die Oerol oplegt.

Oerol maakt gebruik van de volgende partijen:

• Kaartverkoop systeem – Met deze partner maken we het mogelijk om online kaarten te kunnen kopen voor het festival.
  
  
• Handling partner - Je aangekochte kaarten wil je natuurlijk graag ontvangen. De handling partner zorgt ervoor dat je je kaarten ontvangt en is degene die eventueel met je correspondeert over bijzonderheden aangaande de voorstellingen (denk aan annulering/aanvangstijd verandering).
  
  
• Fondsenwervingsbureau - Oerol wil ieder jaar weer een fantastisch festival blijven organiseren. Hiervoor kunnen wij je benaderen om te vragen of je donateur van Oerol wenst te worden.

Daarnaast kunnen wij je gegevens ook verstrekken aan partijen, die direct betrokken zijn bij jouw bestelling. Als je bijvoorbeeld bij ons een arrangement boekt (is inclusief accommodatie, overtocht en fiets) dan delen we je persoonsgegevens met deze partij. Deze partijen bepalen zelf hoe ze met je gegevens omgaan.

Beveiliging

Wij doen er alles aan om je persoonsgegevens optimaal te beveiligen tegen onrechtmatig gebruik. Wij doen dit aan de hand van organisatorische en technische maatregelen. Als wij gegevens verstrekken aan een verwerker die aan ons een dienst verleent, hebben wij in de verwerkersovereenkomst goede afspraken gemaakt. Je gegevens worden niet buiten Europa opgeslagen.

Wijzigingen

Wij kunnen veranderingen, aanvullingen of wijzigingen aanbrengen in deze Privacyverklaring. De meest actuele privacyverklaring is altijd te vinden op de website van Oerol.

Deze versie is geupdate in februari 2019.